Портал

дистанционного

консультирования

малого

предпринимательства

Пособия / Заполнение первичной учетной документации / Глава 8

8. Особенности заполнения первичных документов по учету рабочего времени и расходов на оплату труда Формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Рассмотрим порядок заполнения некоторых основных форм. Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени. Для учета использования рабочего времени всех категорий служащих и контроля за соблюдением рабочими и служащими трудового распорядка, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду на предприятиях ведется табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или Т-13 «Табель учета использования рабочего времени»). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом. Заполненный табель подписывается руководителем и работником, ответственным за его ведение, после чего он передается в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме № Т-12 графы 4 — 18, 20 — 35; в форме № Т-13 графа 4) отведено две строки — одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка — для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.). Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13. При ведении формы № Т-13 заработная плата каждого работника рассчитывается в его лицевом счете, после чего результаты расчетов переносятся в расчетную или расчетно-платежную ведомость. Рассмотрим на примере оформление табеля по форме № Т-13 в различных случаях при поденном учете рабочего времени. 1. В июне 2003 года менеджер Скворцов А. С. отработал все дни полностью, в том числе с 3 по 5 июня находился в служебной командировке. Табель ведется методом сплошной регистрации с использованием буквенных обозначений (строка 1 в табеле). Согласно штатному расписанию предприятия оклад менеджера составляет 4 000 рублей, за время командировки ему начислено 573,70 рублей. 2. В июне 2003 года бухгалтер Петрова Л. В. была временно нетрудоспособна с 18 по 20 июня, остальные дни были отработаны. Табель ведется методом сплошной регистрации с использованием буквенных обозначений (строка 2 в табеле). Согласно штатному расписанию оклад бухгалтера составляет 5 000 рублей, за время нетрудоспособности ей было начислено 789,47 рублей. 3. В июне 2003 года коммерческому директору Кузину П. А. был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 17 июня. Табель ведется методом сплошной регистрации с использованием буквенных обозначений (строка 3 в табеле). Согласно штатному расписанию оклад коммерческого директора составляет сумму 10 000 рублей, начисления в оплату за отпуск составили сумму 4729,76 рубля. Для оформления расчета и выплаты заработной платы средним и малым предприятиям рекомендуется применять расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49). Форма расчетно-платежной ведомости предназначена только для отражения в ней данных о начислениях заработной платы и других сумм в пользу работников, предоставляемых льготах и произведенных удержаниях и не предусматривает возможность отражения информации о начислениях и выплатах за предшествующий период. Информация о начисленных и удержанных суммах собирается в других документах — лицевых счетах работников (формы № Т-54 и Т-54а). Расчетно-платежная ведомость (форма № 49) служит для: — начисления заработной платы по всем основаниям; — отражения удержаний из заработной платы; — расчета суммы, причитающейся к выдаче работникам предприятия или отдельного структурного подразделения. Одновременно расчетно-платежная ведомость является и оправдательным документом, подтверждающим факт выплаты заработной платы. Ведомость составляется в бухгалтерии предприятия в одном экземпляре, который подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия и служит в качестве кассового документа, на основании которого производится выдача заработной платы сотрудникам. Используя условия вышеприведенного примера, заполним расчетно-платежную ведомость по заработной плате сотрудников ООО «Квадрат». Заполнив такие реквизиты документа как «Номер документа», в нашем примере — 6, «Дата составления» — в нашем примере 30.06.03 и «Отчетный период» — с 01.06.03 по 30.06.03, заполняется графа 21 «Фамилия, инициалы», куда заносится списочный состав работников предприятия, с которыми заключены трудовые договоры. Графы 2 «Табельный номер», 3 «Профессия (должность)», 4 «Оклад, тарифная ставка (часовая, дневная)» заполняются на основании сведений, указанных в личных карточках (форма № Т-2) работников. Графы 5 «рабочих», 6 «выходных и праздничных» заполняются на основании сведений, указанных в табеле учета использования рабочего времени (форма № Т-13). При заполнении раздела «Удержано и зачтено» используется информация, содержащаяся в налоговых карточках (форма № 1-НДФЛ) по учету получаемых физическим лицом доходов, расчету налоговой базы и определения суммы налога на доходы физических лиц. В графах 7–12 «Начислено за текущий месяц по видам оплат» проставляются суммы начислений, производимых из фонда оплаты труда (по видам оплат), производимых за счет чистой прибыли предприятия, средств целевого финансирования, специальных фондов, а также доходов работников, полученных на предприятии, но не связанных с выполнением трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором как в денежной, так и в натуральной форме. Итоговая сумма, полученная путем сложения данных, указанных в графах 7–13 расчетно-платежной ведомости, заносится в графу 13 «Начислено-всего». В разделе «Начислено» расчетно-платежной ведомости отражаются также суммы начисленных в текущем месяце пособий по временной нетрудоспособности. В графах 14–17 раздела «Удержано и зачтено» отражаются суммы обязательных удержаний из заработной платы, удержаний по инициативе администрации, по заявлению работника. В графе 14 раздела «Удержано и зачтено» расчетно-платежной ведомости указывается сумма аванса, выплаченного за первую половину текущего месяца (ст. 136 ТК РФ). Как правило, заработная плата за первую половину месяца выплачивается в размере 40% от месячной тарифной ставки (оклада) и удержания из нее не производятся. В графе 15 «Налог на доходы» отражается сумма налога на доходы физических лиц, рассчитанного в налоговой карточке (форма № 1-НДФЛ). В графах 16–16б расчетно-платежной ведомости отражаются суммы удержаний по исполнительным листам, удержания налога на доходы с физических лиц с суммы материальной выгоды, суммы погашения займов и процентов за пользование ими. Далее определяется разница: графа 13 «Начислено-всего» плюс графа 18 «Сумма положительного долга за организацией» минус графа 17 «Удержано и зачтено-всего». Положительная разница заносится в графу 20 «Сумма к выплате», отрицательная — в графу 19 «Сумма задолженности за работником». По каждой графе расчетно-платежной ведомости рассчитывается итоговая сумма. Итоговая сумма графы 20 «Сумма к выплате» переносится в верхнюю часть формы № Т-49, где также указываются сроки, в течение которых производится выдача заработной платы. СОДЕРЖАНИЕ: Глава 1. Понятие первичных документов и их место в системе бухгалтерского учета Глава 2. Основные требования при заполнении первичных документов Глава 3. Учет основных средств Глава 4. Учет нематериальных активов Глава 5. Учет материальных ценностей Глава 6. Учет кассовых операций Глава 7. Учет денежных средств, выданных на административно-хозяйственные расходы Глава 8. Учет рабочего времени и расходов на оплату труда Глава 9. Учет денежных расчетов с населением при торговых операций с применением ккм Глава 10. Учет операций в общественном питании Глава 11. Учет результатов, выявленных инвентаризацией Глава 12. Учет продукции и товарно-материальных ценностей Глава 13. Типичные ошибки и советы по их исправлению Глава 14. Финансовые санкции за нарушение правил оформления Приложения. Бланки и формы в формате Ms word, excel.

ЗАО «МАРП» 113035, Москва, Болотная ул., д. 12, стр. 3 Тел: 7 (095) 234-53-73, Факс: 7 (095) 234-53-82 E-mail: made@binec.ru