Портал

дистанционного

консультирования

малого

предпринимательства

Пособия / Заполнение первичной учетной документации / Глава 7

7. Особенности заполнения первичных документов по учету денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы На хозяйственно-операционные расходы сотрудникам предприятия выдаются наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Авансовый отчет представляет собой первичный оправдательный документ, подтверждающий произведенные работником расходы. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 и заполняется следующим образом. Пример. Менеджер коммерческого отдела предприятия ООО «Турбо» Бобровский И. В. (табельный номер 65) 02.02.03 получил под отчет в кассе предприятия на хозяйственные расходы (закупку расходных материалов) 20.000,00 руб. В этот же день он купил расходные материалы на сумму 18.000,00 руб. и сдал в кассу предприятия остаток 2.000,00 руб. по приходному ордеру № 21 от 02.02.03. Продавец выдал ему товарный чек и чек КК М. Данные документы прикладываются к авансовому отчету. Остатка или перерасхода с предыдущего аванса у работника не было. Авансовый отчет № 9 вместе с первичными оправдательными документами Бобровский И. В. сдал бухгалтеру Копейкиной А. А. Авансовый отчет подписал главный бухгалтер Рублев С. С. и утвердил директор Богатеев И. Г. На основании полученных документов бухгалтерия оприходовала приобретенные материалы и отразила в бухгалтерском учете данную хозяйственную операцию соответствующими проводками. Рассмотрим на данном примере порядок заполнения унифицированной формы авансового отчета № АО-1 Авансовый отчет — документ двусторонний. Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части листа, следует таблица, в которой он же указывает сведения о предыдущем авансе, полученном в настоящее время авансе, расходе и остатке. Строка 1а заполняется только в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например в случае загранкомандировки. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях. Кроме того, на лицевой стороне документа расположена таблица «Бухгалтерская запись», куда бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета/субсчета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу. В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы. Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графы 1 — 6). В этой же таблице записываются суммы расходов, которые приняты к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Полностью проверенный отчет утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. СОДЕРЖАНИЕ: Глава 1. Понятие первичных документов и их место в системе бухгалтерского учета Глава 2. Основные требования при заполнении первичных документов Глава 3. Учет основных средств Глава 4. Учет нематериальных активов Глава 5. Учет материальных ценностей Глава 6. Учет кассовых операций Глава 7. Учет денежных средств, выданных на административно-хозяйственные расходы Глава 8. Учет рабочего времени и расходов на оплату труда Глава 9. Учет денежных расчетов с населением при торговых операций с применением ккм Глава 10. Учет операций в общественном питании Глава 11. Учет результатов, выявленных инвентаризацией Глава 12. Учет продукции и товарно-материальных ценностей Глава 13. Типичные ошибки и советы по их исправлению Глава 14. Финансовые санкции за нарушение правил оформления Приложения. Бланки и формы в формате Ms word, excel.

ЗАО «МАРП» 113035, Москва, Болотная ул., д. 12, стр. 3 Тел: 7 (095) 234-53-73, Факс: 7 (095) 234-53-82 E-mail: made@binec.ru