Практическое пособие по заполнению первичной учетной документации на малом предприятии

Портал

дистанционного

консультирования

малого

предпринимательства

Пособия / Заполнение первичной учетной документации / Глава 12

12. Особенности заполнения первичных документов по учету продукции и товарно-материальных ценностей

Формы первичной учетной документации по учету продукции и товарно-материальных ценностей в местах их хранения утверждены Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года № 66.
В данных формах предусмотрены зоны кодирования информации.
Если в графах «Код» нет ссылок на общероссийские классификаторы, предприятие само проставляет соответствующий принятой на предприятии системе кодирования код, предназначенный для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники.
Напоминаем, что обязанность по ведению первичного учета по унифицированным формам первичной документации по учету продукции и товарно-материальных ценностей, распространяется на юридические лица всех организационно — правовых форм и форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях экономики.
Рассмотрим на примере порядок заполнения некоторых форм первичных документов.
Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей (форма № МХ-5)
Данная форма применяется для ведения количественного учета движения и остатков продукции, товарно-материальных ценностей материально ответственными лицами в местах хранения. Учет ведется по отдельным культурам, товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов. В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции, товарно-материальных ценностей.
Журнал ведет работник предприятия, осуществляющий приемку товарно-материальных ценностей в местах хранения.
Пример.
ООО «Умка» занимается производством мороженого. Цех № 2 специализируется на выпуске пломбира сливочного, пломбира шоколадного и молочного мороженого с джемом черной смородины.
В строке «организация» заголовочной части журнала указывается наименование предприятия, подразделение которой ведет учет поступления продукции и товарно-материальных ценностей в места хранения — в нашем примере ООО «Умка». В этой же строке, в графе «по ОКПО», указывается код организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), присвоенный Госкомстатом России — в нашем примере 17040537.
В следующей строке «структурное подразделение» заголовочной части журнала указывается наименование структурного подразделения, которое непосредственно получило ценности — в нашем примере холодильник цеха № 2. В этой же строке, в специальной графе, указывается код структурного подразделения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 2Х.
В следующей строке «Вид деятельности по ОКДП» указывается вид деятельности по ОКДП (Общероссийскому классификатору деятельности предприятий) — в нашем примере 1520070.
В строку «номер, камера» по графе «Код» заносится код номера камеры хранения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 01.
В строку «номер, секция» по графе «Код» заносится код секции хранения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 01.
Далее, за названием формы «Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» следует строка «за период с „__“ ____ года по „__“ ____ года». Обычно журнал открывают на определенный календарный период: год, полгода, квартал. Возможен также вариант, когда журнал открывают по окончании предыдущего и ведут до тех пор, пока есть свободные строки для отметок операций по приему ценностей на хранение — в нашем примере журнал открыт на квартал: с 01 апреля по 30 июня 2002 г.
В графу «Код вида операции» заголовочной части журнала, заносится код операции учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения в соответствии с разработанной на предприятии системой кодирования различных операций — в нашем примере — 07.
В строке «Лицо, ответственное за ведение журнала» указываются должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за ведение журнала — в нашем примере — заведующий складом Скупой Николай Иванович.
В графу 1 «Номер по порядку» заносится порядковый номер записи по учету поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения.
В графу 2 «Дата» заносится дата оприходования продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения. При этом дата каждой предыдущей строки не может быть более ранней, чем последующей — в нашем примере: 02.04.2002; 05.04.2002; 08.04.2002.
В графу 3 «Продукция, товарно-материальные ценности» записываются наименование полученных товарно-материальных ценностей — в нашем примере: в первой строке записываем: Молоко цельное; во второй строке — Какао-порошок; в третьей строке — Джем черной смородины.
В графу 4 «Единица измерения» записывается единица измерения товарно-материальных ценностей в натуральном выражении — в нашем примере:
в первой строке указываем: Бидон 40л; во второй строке — Коробка 250 г; в третьей строке — Банка 1 л.
В графе 5 «Поставщик (грузоотправитель)» указывается наименование организации, поставляющей продукцию, товарно-материальные ценности — в нашем примере: в первой строке записываем: Молочный завод «Полюс»; во второй строке — ООО «Шоколад»; в третьей строке — ООО «Фруктовый рай».
В графе «Товарный документ», объединяющей подграфы 6 «номер» и 7 «дата», записывается: в подграфе 6 «номер» — номер документа, по которому поступили товарно-материальные ценности, продукция (например, товарная накладная) — в нашем примере указаны номера товарных накладных: в первой строке — 115; во второй строке — 099; в третьей строке — 160;
в подграфе 7 «дата» — дата соответствующего товарного документа, по которому учитывается поступление продукции, товарно — материальных ценностей — в нашем примере: 02.04.2002; 05.04.2002; 08.04.2002.
В графу «Количество» заносится количество (масса) поступивших материальных ценностей в единицах измерения, которую указали в графе 4 — в нашем примере: 5; 40; 10.
В графе 9 «Цена, руб. коп.» указывается учетная стоимость единицы товарно-материальных ценностей по каждому порядковому номеру — в нашем примере: в первой строке записываем 320–00; во второй строке — 20–00; в третьей строке — 15–00.
В графе 10 «Сумма, руб. коп.» необходимо записать общую стоимость поступивших ценностей, значение которой получается умножением значения графы 8 «Количество» на значение графы 9 «Цена, руб. коп.» (переданного количества на цену) — в нашем примере: в первой строке указываем 1600–00; во второй строке — 800–00; в третьей строке — 150–00.
Последнюю строку таблицы «Итого» заполняют по графам 8 «Количество» и 10 «Сумма».
В графу 8 «Количество» по строке «Итого» заносится общее количество, независимо от единицы измерения, полученных товарно-материальных ценностей (продукции). Это необходимо для исключения возможных последующих исправлений. В графу «Сумма, руб. коп.» по строке «Итого» требуется занести — общую стоимость поступивших за данный период товарно-материальных ценностей (продукции), форма № МХ-5.
Порядок составления накладной на передачу готовой продукции в места хранения
Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения применяется накладная по типовой форме № MX-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения».Накладную составляет в двух экземплярах материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции (ценностей), а второй — принимающему складу (цеху, участку, бригаде) для оприходования продукции (ценностей).Материально ответственные лица сдатчика и получателя подписывают накладную, которая потом передается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).
Пример.
17 июня 2003 г. цех готовой продукции ООО «Плюшевый медведь» передало на склад готовой продукции партию мягких игрушек — медведей-панда в количестве 100 штук и лисичек в количестве 100 штук — для дальнейшей peaлизации этой партии. Отпустил продукцию кладовщик цеха № 2 С.С.Замков, приняла на склад готовой продукции кладовщица склада Е. Н. Листова.
В строке «организация, адрес, телефон, факс» указывается наименование предприятия, его адрес, телефон, факс — в нашем примере ООО «Плюшевый медведь», г Москва, Калужское шоссе, д. 1/2, тел./факс. 123–45–67.
В графе «Код по ОКПО» указывается код, присвоенный предприятию Госкомстатом России в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, в нашем примере — 1511907.
В графе «Вид деятельности по ОКДП» указывается код, присвоенный предприятию государственными статистическими и регистрирующими органами в соответствии с Общероссийским классификатором производственной деятельности, в нашем примере — 1723018.
В графе «Накладная — номер документа» записывается порядковый номер, присвоенный накладной на передачу готовой продукции в места хранения, в рассматриваемом примере — на склад, порядковый номер — 142.
В графе «Накладная — дата составления» на лицевой стороне накладной указывается дата составления накладной, в нашем примере — 17.06.2003.
В графе «Отправитель», объединяющей подграфы «структурное подразделение» и «вид деятельности по ОКДП», указывается в подграфе «структурное подразделение» — наименование структурного подразделения, передающего готовую продукцию в места хранения, в нашем примере — Цех готовой продукции № 2.
В графе «Вид деятельности по ОКДП» — код, присвоенный предприятию Госкомстатом России в соответствии с Общероссийским классификатором производственной деятельности, в нашем примере — 1723018.
В графе «Получатель», объединяющей подграфы «структурное подразделение» и «вид деятельности по ОКДП», указывается:
в подграфе «структурное подразделение» — наименование структурного подразделения, принимающего готовую продукцию в места хранения, в нашем примере — Склад готовой продукции.
в подграфе «вид деятельности по ОКДП» — код деятельности по ОКДП получателя в рассматриваемом примере — 1723018.
В графе «Продукция, товарно-материальные ценности», объединяющей две подграфы — «наименование» и «код», необходимо указать в подграфе 1 «Наименование» — наименование материальных ценностей — в нашем примере:
в первой строке — медведь-панда, во второй строке — лиса.
В графе «Характеристика», объединяющей четыре подграфы: «окраска», «длина», «вид материала» и «особенности», указываются в подграфе 3 «окраска» — окраска переданной на хранение готовой продукции, в примере:
в первой строке — черно-белый; во второй строке — рыже-белый;
В подграфе 4 «длина» — размер по длине мягких игрушек:
в первой строке — 30 см; вo второй строке — 18 см;
В подграфе 5 «вид материала» — вид материала, из которого изготовлены мягкие игрушки:
в первой строке и второй строке — искусственный мех;
В графе 6 «особенности» — отличительные особенности (выбираются в зависимости от вида готовой продукции и могут варьироваться):
в первой строке — с красным сердечком; во второй строке — с белым жабо.
В графе «Единица измерения», объединяющей подграфы 7 «наименование» и 8 «код по ОКЕИ», указывается: в графе 7 «наименование» — наименование единицы измерения мягких игрушек — в нашем примере в первой и второй строке — шт.
В графе «Вид упаковки» указывается наименование упаковки готовой продукции, переданной на хранение — в нашем примере — коробка.
Графа «Передано» объединяет графы «количество», «масса брутто», «количество (масса нетто)», «по учетным ценам, руб. коп.».
В графе «Количество» указывается: в подграфе 10 «в одном месте» — количество продукции, товарно-материальных ценностей в одном месте — в нашем примере количество изделий в одной коробке: в первой строке — 25; во второй строке — 25;
в подграфе 11 «мест, штук» — количество коробок с готовой продукцией — в нашем примере: в первой строке и во второй строке — 4;
в подграфе 12 «количество занимаемых мест» — количество занимаемых мест на складе — в нашем примере коробки каждого вида продукции на складе ставятся одна на одну, поэтому — занимают одно место: в первой строке и второй строке — 1;
в подграфе 13 «масса брутто» — вес готовой продукции, переданной на хранение вместе с тарой — в нашем примере: в первой строке — 46 кг; во второй строке — 36 кг;
в подграфе 14 «количество (масса нетто)» — вес готовой продукции, переданной на хранение, без веса тары — в нашем примере: в первой строке — 40 кг; во второй строке — 30 кг.
Графа «по учетным ценам» объединяет две подграфы — «цена за единицу, руб. коп.» и «сумма, руб. коп.». В этой графе указывают:в подграфе 15 «цена за единицу, руб. коп.» — цена за единицу готовой продукции, передаваемой из производства в места хранения — в нашем примере: в первой строке — 70–00; во второй строке — 50–00;
в подграфе 16 «сумма, руб. коп.» — стоимость готовой продукции, переданной на склад. Стоимость готовой продукции определяется умножением значений подграфы 15 «цена за единицу, руб. коп.» на значения подграфы 10 «в одном месте» и подграфы 11 «мест, штук» (количество продукции, передаваемой на склад) — в нашем примере: в первой строке — 7000–00; во второй строке — 5000–00.
В последней строке основной таблицы «Итого» указывается количество упаковок с продукцией (сумма всех строк по подграфе 11), количество занимаемых готовой продукцией мест на складе, масса передаваемой продукции с упаковкой, а также вес без упаковки и общая стоимость всей переданной продукции.
На оборотной стороне формы продолжается основная таблица которая заполняется при передаче в места хранения большого количества продукции, товарно-материальных ценностей.
В нашем примере основная таблица на оборотной стороне не заполняется, соответственно значения строки «Всего по накладной» повторяют значения строки «Итого» основной таблицы на первой странице акта.
В строке «Отпустил продукцию, товарно-материальные ценности» записывает прописью количество отпущенных наименований готовой продукции и их стоимость, а также ставит свою подпись с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы и фамилия) материально ответственное лицо, производящее отпуск готовой продукции (в данном примере из цеха готовой продукции) — в нашем примере: Отпустил продукцию, товарно-материальные ценности.
В строке «Контролер» подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия) и указанием должности ставит работник предприятия, который осуществляет контроль за отпуском готовой продукции (например, контролер ОТК). Если передача готовой продукции на склад осуществляется без контроля в процессе передачи, то эта строка не заполняется.
В строке «Получил» ставит свою подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и указанием должности материально ответственный работник структурного подразделения — склада (кладовой), принявший товарно-материальные ценности на ответственное хранение.
Бухгалтер предприятия проверяет правильность оформления документа (наличие всех подписей, заполнение всех необходимых реквизитов, отсутствие исправлений или их подтверждение соответствующими должностными лицами); правильность подсчета количества и сумм во всех графах и строках накладной.
Всевозможные коды, счета бухгалтерского учета, итоговые суммы может проставить как материально ответственное лицо, так и проверяющий бухгалтер.
В графе «Вид операции» указываем код операции на передачу готовой продукции в места хранения (на склад, кладовую предприятия) по накладной, в соответствии с разработанной на предприятии системой кодирования различных операций. В случае если предприятие не использует систему кодирования, данная строка прочеркивается — в нашем примере — 10ПГП.
В графе «Корреспондирующий счет», объединяющей подграфы: «счет, субсчет» и «код аналитического учета», необходимо указать -в подграфе «счет, субсчет» — номер соответствующего счета и субсчета, с кредита которого списывается из цеха № 2 готовая продукция на склад, расположенный за пределами территории предприятия — в нашем примере — 40 (счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)»;
в подграфе «код аналитического учета» — код аналитического учета готовой продукции в местах хранения, если он есть — в нашем примере в данной графе ставится прочерк.
В подграфе 2 «код» графы «Продукция, товарно-материальные ценности» записывается код готовой продукции — в нашем примере: в первой строке — 9634704; во второй строке — 9634705.
В подграфе 8 «код по ОКЕИ» графы «Единица измерения» заносится код единицы измерения согласно ОКЕИ (Общероссийскому классификатору единиц измерения) — в нашем примере: в первой строке — 796; второй строке — 796.
После того как накладная составлена, все незаполненные графы прочеркиваются.
Накладная по типовой форме № МХ-18 является единственным основанием для отражения в учете операций по передаче готовой продукции в места хранения.
СОДЕРЖАНИЕ:

Глава 1. Понятие первичных документов и их место в системе бухгалтерского учета
Глава 2. Основные требования при заполнении первичных документов
Глава 3. Учет основных средств
Глава 4. Учет нематериальных активов
Глава 5. Учет материальных ценностей
Глава 6. Учет кассовых операций
Глава 7. Учет денежных средств, выданных на административно-хозяйственные расходы
Глава 8. Учет рабочего времени и расходов на оплату труда
Глава 9. Учет денежных расчетов с населением при торговых операций с применением ккм
Глава 10. Учет операций в общественном питании
Глава 11. Учет результатов, выявленных инвентаризацией
Глава 12. Учет продукции и товарно-материальных ценностей
Глава 13. Типичные ошибки и советы по их исправлению
Глава 14. Финансовые санкции за нарушение правил оформления
Приложения. Бланки и формы в формате Ms word, excel.

ЗАО «МАРП»
113035, Москва, Болотная ул., д. 12, стр. 3
Тел: 7 (095) 234-53-73, Факс: 7 (095) 234-53-82
E-mail: made@binec.ru