Правильно

• Вы получите наш чек по почте
• Вы получите 5% скидку
• Благодарю Вас за помощь в ...

Не слишком ли много времени я затрачу, занимаясь «шлифовкой» своих писем?

Действительно, поначалу время, отнимаемое перепланировкой и подчисткой теста, может показаться затрачиваемым впустую. Однако, результаты, которые дают блестяще отредактированные сообщения, оплатят предпринятые усилия сторицей и не один раз.

 Полезные советы

ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ КРАТКОСТИ И ПРОСТОТЫ:

• СЛОВА КОРОЧЕ
• СЛОВ МЕНЬШЕ
• КАРТИНКИ, ЕСЛИ ЭТО ВОЗМОЖНО.

Как избежать длинных слов?

Заменяйте длинные слова более короткими, подходящими по смыслу! Русский язык относится к числу особенно богатых синонимами. Если у Вас достаточно большой словарный запас, Вам будет несложно подобрать равнозначную замену.

Например, вместо фразы: «вступительное обращение было маловыразительным и бессодержательным», без ущерба для смысла можно было бы написать: «начало речи было вялым и пустым». Конечно, если при использовании короткого слова утрачивается какой-то тонкий смысл, следует оставить длинное. Однако, если Вы добиваетесь сжатого выражения своей точки зрения, употребление коротких слов должно стать общим правилом.

Как сжать текст без ущерба для понимания?

Многословные выражения — это мертвый груз в предложении. Обычно лишнее слово легко проскальзывает в Ваше предложение. Как у любого лазутчика, у него есть все необходимые качества, чтобы получше спрятаться. Поэтому пишущим людям требуется быть бдительными. Существует очень простой способ сокращения многословных выражений: исключите необязательные слова.

На практике это означает, что многие слова и фразы, открывающие предложения, или использующиеся в контексте, не несут смысловой нагрузки и поэтому представляют собой литературную «воду» в чистом виде. Сравните:

Многословно

• Длительный период времени
• В настоящее время
• Долгое время
• Благодаря тому факту, что
• Во многих случаях
• Исходя из вышеизложенного
• В ближайшем будущем

• Сейчас (или сегодня)
• Поскольку
• Часто
• Поэтому
• Вскоре

Во многих случаях вводные слова и фразы можно вообще опускать без ущерба для содержания. То же самое относится к некоторым прилагательным и производным от них наречиям «совершенно», «вполне» и «сравнительно», которые не несут смысловой нагрузки, если не относятся к чему-то конкретному.

Как избежать ненужных повторений?

Иногда мы повторяем мысли для большего эффекта — стараясь произвести впечатление на читающего. В телевизионной рекламе, чтобы зритель запомнил название рекламируемого продукта, оно повторяется много раз. Когда Вы пишите, Вы тоже можете повторяться. Иногда по беспечности мы допускаем ненужные повторения, что показано в следующих примерах:

Две машины были точно идентичны.

Вместе мы объединили наши усилия по совместной работе.

В чем мы нуждаемся, так это в ряде новых изменений.

Слова, написанные курсивом, можно убрать из всех предложений без ущерба для понимания.

Что такое «клише»?

В категорию клише входят полюбившиеся многим и поэтому часто употребляемые выражения. Это могут быть как Ваши любимые пословицы и поговорки, например «снявши голову, по волосам не плачут», не всегда уместные в деловой переписке, так и новомодные фразы типа «мы берем на борт» или «консенсус мнений». Помните, что в письменных коммуникациях очень важно употреблять только слова и фразы, действительно значимые для получателя сообщения. В противном случае Вы рискуете остаться непонятыми.

 Полезные советы

В ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЯХ СТАРАЙТЕСЬ ИЗБЕЖАТЬ:

• ДЛИННЫХ СЛОВ
• МНОГОСЛОВНЫХ ВЫРАЖЕНИЙ
• НЕНУЖНЫХ ПОВТОРЕНИЙ
• ИЗБИТЫХ ФРАЗ И КЛИШЕ.

Абстрактные слова вносят свой негативный вклад в запутанность письменной информации, поскольку в результате читатель просто не понимает, что именно Вы хотели сказать. Например, фраза «Ваш сберегательный счет будет приносить самый большой из всех возможных доходов» в рекламном буклете Вашего банка, неизбежно вызовет дополнительный вопрос о размере этого дохода. Поэтому звучать она должна следующим образом: «Ваш сберегательный счет будет приносить 7% годовых. На сегодня это максимальная ставка». Ниже приводится несколько примеров абстрактных и конкретных выражений.

Абстрактные

• Большая часть наших держателей акций проголосовала за новый план.
• Ваш новый суперлегкий цветной принтер можно переносить из комнаты в комнату.
• Вскоре вы получите наш чек на сумму компенсации.

• 67% наших держателей акций проголосовали за новый план.
• Ваш новый цветной принтер HP DeskJet700 весом всего 0.5 кг можно легко переносить из офиса в офис.
• Вы получите наш чек на сумму $ 134.15 к 16 июля.

Что такое «эвфемизм»?

Эвфемизм — это использование «мягких» слов, маскирующих непривлекательную реальность. Так, вместо того, чтобы умирать, мы «уходим». Американская авиация не бомбит города, а «наносит точечные удары», при которых неизбежен «побочный ущерб». Эвфемизм обычно характерен для многих политиков и СМИ, но если Ваша главная цель — ясность, подобной подмены слов и понятий лучше избегать.

Что такое «жаргон» применительно к деловому общению?

В каждой сфере деятельности используется свой собственный язык. Жаргон — это собственный «словарь» группы специалистов, от железнодорожных кондукторов до нейрохирургов. Например, для доктора Ваш заплывший от удара глаз означает сверхсложную гематому. В группе специалистов, где все Вас понимают, жаргон действительно может сэкономить время, являясь полезной стенографией терминов. Однако он может оказаться серьезным препятствием для общения с аудиторией не специалистов.

Как грамотно использовать в тексте тематические предложения?

Цельный абзац содержит только одну основную мысль, которая обычно выражена тематическим предложением абзаца. Тематическое предложение должно находиться либо в начале, либо в конце абзаца. В деловых письмах оно обычно располагается в начале. Однако Вы можете поместить тематическое предложение и в конце абзаца, если:

• основная тема Вашего абзаца остается неясной до тех пор, пока читающему не станут понятны некоторые соображения;
• Вы пытаетесь убедить читающего в чем-то, и его реакция может оказаться неблагоприятной.

У компании «Три слона» имеется ряд проблем, связанных с персоналом. Текучесть кадров составляет 39%, в прошлом году она возросла на 10%. Количество прогулов в первом квартале выросло почти на 25%, а количество жалоб от покупателей за последние 3 месяца почти удвоилось.

Текучесть кадров в компании «Три слона» составляет 39%, в прошлом году она возросла на 10%. Количество прогулов в первом квартале выросло почти на 25%, а количество жалоб от покупателей за последние 3 месяца почти удвоилось. Очевидно, что компания столкнулась с серьезными проблемами, касающимися персонала.

Употребляя тематические предложения и следя за тем, чтобы каждое предложение абзаца было связано с тематическим, Вы поможете читающему лучше понять написанное.

 Полезные советы

ЛЮДАМ БИЗНЕСА ТРЕБУЕТСЯ ЯСНЫЙ, ПРОСТОЙ И НЕДВУСМЫСЛЕННЫЙ ЯЗЫК.

• Когда Вы запустите двигатель, сразу отрегулируйте его. Если в дальнейшем у Вас возникнут проблемы, обратитесь к Вашему руководству пользователя.
• Нам необходимо поговорить о планах расширения. Отчет должен появиться в конце месяца, и я боюсь, что у нас мало времени.

Что такое «связность»?

Пишущие должны достичь четкой логической связи отдельных мыслей, а также ровного течения мыслей в рамках документа. Такая особенностью называется связностью, и она важна как для предложений, так и для абзацев. Если предложения или абзацы связаны, это значит, что мысли, изложенные в них, легко понять.

Как добиться связности в предложении?

Предложениям часто не хватает связности, поскольку в них неоднозначным образом используются такие местоимения как он, она, оно, этот, тот и это.

Неправильно:
Если Вы возьмете напрокат мебель для своей квартиры, она будет стоить всего $100 в месяц.

Правильно:
Мебель, которую Вы возьмете напрокат мебель для своей квартиры, будет стоить всего $100 в месяц.

Неверное использование деепричастных оборотов также может сделать предложение бессвязным. Глагольные конструкции в начале и в конце предложения должны иметь четкую логическую связь с соответствующим существительным или местоимением.

Неправильно:
Ошибки в расчетах были найдены, используя компьютерную программу для электронных таблиц.

Правильно:
Мы нашли ошибки в расчетах, используя компьютерную программу для электронных таблиц.

Сделать предложение бессвязным можно и при неправильном использовании параллельных конструкций. Последовательные пункты Ваших рассуждений должны быть представлены в аналогичном виде, причем каждый из них должен начинаться с глагола. Сравниваемые или противопоставляемые мысли также должны быть выражены в параллельной грамматической форме.

Неправильно:
Работники, желающие получить отпуск этим летом, должны подтвердить возможные сроки, получить разрешение своего начальства, и они должны быть уверены, что на желаемое время отпуска не запланировано много работы.

Послание генерального директора сплотит работников вокруг новой программы, но оно также повлияет на акционеров.

Правильно:
Работники, желающие получить отпуск этим летом, должны подтвердить возможные сроки, получить разрешение своего начальства, и убедиться, что на желаемое время отпуска не запланировано много работы.

Послание генерального директора не только сплотит работников вокруг новой программы, но также повлияет на акционеров.

Текстам моих документов часто не хватает связности. Что можно было бы порекомендовать?

Ваш текст будет связным только в том случае, если Вы сознательно попытаетесь использовать методы, помогающие читателю. К сожалению, слишком часто считается, что читатель в состоянии прочесть и понять все, что написано вне зависимости от того, в какой форме это представлено.

Для облегчения понимания и усиления связности Вашего текста существуют следующие методы:

• Использование параллельных конструкций
• Использование слов-связок
• Использование перечисления (списка).
• Задание ориентиров.

Параллельная конструкция в тексте представляет собой повторение предложений-шаблонов. Она придает ясность написанному, делает его более удобочитаемым. Кроме того, параллельная конструкция подчеркивает, что все перечисленные в тексте аргументы одинаково важны.

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Параллельная конструкция:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку. Он имеет годичный срок гарантии. И он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Где и как в тексте используют слова-связки?

Простым способом усиления связности текста является использование слов-связок. Слова-связки в тексте служат переходами или мостами между отдельными мыслями. К таким словам относятся однако, следовательно, таким образом, также, кроме того, наконец и другие.

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Со словами-связками:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку. Он также имеет годичный срок гарантии. Кроме того, он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Что значит, «создать список» и как правильно его использовать?

Третьим методом усиления связности текста является использование списка. Создать список — это значит присвоить особый номер, или хронологический ярлык, каждой из мыслей Вашего текста.

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Использование списка:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Во-первых, он стоит всего 50 руб. за упаковку. Во-вторых, он имеет годичный срок гарантии. В-третьих, он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Как еще можно усилить связность текста?

Кроме перечисленных, есть еще один способ достижения связности текста за счет изменения его редакции. Вы можете задать ориентиры, т.е. придать основным мыслям вид коротких заголовков. В результате Ваш текст будет выглядеть следующим образом:

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Использование ориентиров:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»?

Цена — всего 50 руб. за упаковку.

Общий срок гарантии — один год.

Три блестящих цвета — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

В больших тестах связность может быть достигнута за счет составления четкого плана, который также придаст ясность написанному тексту.

 Полезные советы

ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ СВЯЗНОСТИ ВАШИХ ТЕКСТОВ ИСПОЛЬЗУЙТЕ:

• ПАРАЛЛЕЛЬНЫЕ КОНСТРУКЦИИ
• СЛОВА-СВЯЗКИ
• ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЕ ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ (СПИСКИ)
• ОРИЕНТИРЫ В ТЕКСТЕ

Позитивный тон:

• Как только мы получим от Вас квитанцию об оплате, мы незамедлительно вышлем Ваш заказ по почте.
• Мы готовы поставить Вам панели размером 80х60 или 90х60.
• Фирма гарантирует, что после высыхания эмаль «Радуга» останется яркой и гладкой как минимум два года.
• Наш директор готов встретиться с Вами в ближайший понедельник.

Как добиться, чтобы мои письма стали более позитивными?

Как видно из приведенных выше примеров, негативный тон письмам создает употребление отрицательной частицы «не» в различных комбинациях с глаголами, либо в словах нельзя, невозможно, неудобство, недоразумение, несогласие, невыполнимо и т.д. Вам нужно постараться избегать употребления этих слов и выражений, которые могут вызвать негативную реакцию читателя.

Кроме того, существуют различные приемы, позволяющие логически усилить позитивность сообщения. Один из таких подходов использует концепцию реверсивных слов, позволяющих изменить тон письма с негативного на позитивный. В качестве примера реверсивных слов можно привести такие, как: однако, с другой стороны, тем не менее и т.п.

Еще одним способом добиться от Ваших писем максимальной позитивности является расстановка акцентов посредством соответствующего размещения информации. При использовании акцента размещения мы решаем, разместить ли позитивную информацию в начале либо в конце письма, поскольку именно эти блоки привлекают наибольшее внимание. Противоположные действия также срабатывают: размещая негативную информацию в середине письма, подальше от акцентированных начала и конца, Вы привлекаете к ней минимально возможное внимание.

Что еще может повлиять на тональность писем?

Сравните два приведенные ниже предложения:

Авторы эффективной деловой корреспонденции используют действительный залог.

Действительный залог используется авторами эффективной деловой корреспонденции.

Первое предложение написано в действительном залоге (подлежащее — сказуемое — дополнение), и это означает, что подлежащее выполняет действие, выраженное глаголом.

Второе предложение написано в страдательном залоге (дополнение — сказуемое — подлежащее), и это означает, что подлежащее воспринимает действие, выраженное глаголом.

Действительный залог является «сильной» конструкцией и способствует усилению выразительности предложений. Предложения, в которых используется действительный залог, выглядят более кратко и энергично.

Страдательный залог желательно употреблять в тех случаях, когда Вы хотите убрать акцент с некоторых неприятных получателю выражений. Например, сравните:

Действительный залог:

• Вы нарушили условия договора, поскольку до сих пор не оплатили наш товар.
• Мы проверили Вашу кредитоспособность.

• Условия договора были нарушены, поскольку оплата за товар нами до сих пор не получена.
• Ваша кредитоспособность была проверена.

 Полезные советы

ЧТОБЫ ДОБИТЬСЯ ПОЗИТИВНОСТИ В ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЯХ, НЕОБХОДИМО:

• ИЗБЕГАТЬ УПОТРЕБЛЕНИЯ НЕГАТИВНЫХ СЛОВ
• ИСПОЛЬЗОВАТЬ РЕВЕРСИВНЫЕ СЛОВА И ФРАЗЫ
• ПРАВИЛЬНО РАССТАВЛЯТЬ АКЦЕНТЫ, РАЗМЕЩАЯ ИНФОРМАЦИЮ
• ЗАМЕНИТЬ СТРАДАТЕЛЬНЫЙ ЗАЛОГ ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМ, ГДЕ ЭТО ВОЗМОЖНО

Как оценить, насколько тактично был составлен текст письма?

Если Вы грамотно проанализировали целевую аудиторию читателей, скорее всего Вам удастся избежать многих «острых углов».

Кроме того, отличительными особенностями тактично составленной корреспонденции являются:

• обращение к интеллекту читающего
• обращение к личности, а не к категории
• отсутствие проявлений дискриминации
• концентрация внимания на восприятии получателя

Обращаясь к читателю, Вы не должны думать, что он в чем-то лучше или хуже Вас. Слишком высокий или слишком примитивный стиль письма могут оскорбить читателя. Бестактность возникает, когда пишущий пытается произвести впечатление, а не выразить суть вопроса. Читатель чувствует себя сбитым с толку, теряет интерес к сообщению или, что еще хуже, неверно интерпретирует Вашу информацию.

В процессе подготовки сообщения Вы сами рекомендовали изучить целевую аудиторию потенциальных адресатов. Может ли в таком случае быть бестактным обращение к читателю как к представителю определенной категории?

Да, может. Например, представьте себе, что Вы предлагаете дешевую обувь пенсионерам или другим малообеспеченным слоям населения. Для того чтобы Ваши письма принесли ожидаемый результат, Вам действительно придется проделать большую подготовительную работу и выбрать верный тон обращения. Но если при этом в письме встретится фраза типа: «мы знаем, что Вы не можете позволить себе покупать дорогие вещи, вот почему мы предлагаем Вам обувь по фантастически низким ценам...», то Вы наверняка заденете часть своих читателей лишним упоминанием их тяжелого материального положения. И та степень, в какой Вы обидите одного, двух или нескольких потенциальных покупателей своим делением на категории, будет соответствовать степени снижения Вашего объема продаж.

В чем может проявляться дискриминация в письменных коммуникациях и как этого избежать?

Как мы уже отмечали, в некоторых письмах авторы вольно или невольно задевают чувства или убеждения своих адресатов. В наше непростое время даже косвенное упоминание особенностей адресата, связанных с национальной или религиозной принадлежностью, может вызвать неадекватную реакцию. Нетактично, например, написать еврею: «такие люди, как Вы, любят выгодные сделки». А если Ваше письмо адресовано женской аудитории, некорректной будет фраза типа: «по статистике более половины представительниц слабого пола страдают от излишнего веса, поэтому мы с радостью сообщаем Вам об открытии нового тренажерного зала».

Вы также рискуете обидеть читающего, если Ваше письмо содержит скрытое или явное обличение. Например, слишком резкой выглядит фраза: «Вы, скорее всего, не следовали указаниям Инструкции по эксплуатации, приложенным к Вашей кофеварке».

Если Вы хотите, чтобы Ваше сообщение было воспринято, оно не должно быть обидным для читателя.

Существуют ли практические рекомендации по подготовке удобочитаемых текстов?

Да, существуют. Вот, например, рекомендации вышеупомянутого Роберта Ганнинга:

• Пишите короткими предложениями. Старайтесь, чтобы предложение содержало не более 20 слов.
• Отдавайте предпочтение простым словам и мыслям.
• Лучше использовать знакомые читателю слова.
• Избегайте ненужных слов
• Пишите так, как говорите. Старайтесь избегать высокопарного слога.
• Употребляйте глаголы, обозначающие действие.
• Старайтесь соотносить написанное с опытом читающего.
• Пишите так, чтобы выразить мысли, а не произвести впечатление на читающего.

Преимущества грамотного отправителя также очевидны, как и недостатки безграмотного:

• обладая лучшим знанием законов, лежащих в основе языка, Вы можете пользоваться им целенаправленно, с большей гибкостью и творчески
• умение грамотно пользоваться языком повышает кредит доверия к Вам, как к автору, со стороны получателя
• грамотность — это та «упаковка», которая в письменных коммуникациях может серьезно помочь продать основной «товар», — Ваши мысли.

На какие элементы правописания следует обратить особое внимание?

Те, мимо кого «прошла» школьная грамматика, или те, кто забыл ее, должны освежить в памяти ее основные элементы: морфологию, орфографию, синтаксис, и пунктуацию. Изложение правил правописания не входит в нашу задачу, поэтому ниже мы просто приводим краткий перечень пунктов контроля ошибок, которые часто встречаются в письменной речи.

 Полезные советы

ЧЕТЫРЕ ПУНКТА КОНТРОЛЯ ПИСЬМЕННОГО ТЕКСТА:

• В ПОРЯДКЕ ЛИ ПРАВОПИСАНИЕ? МНОГИЕ СЛОВА ЛЕГКО НАПИСАТЬ С ОШИБКАМИ. С ПРОВЕРКОЙ ПРАВОПИСАНИЯ МОЖЕТ ПОМОЧЬ СООТВЕТСТВУЮЩАЯ СЕРВИСНАЯ ФУНКЦИЯ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА.
• ПРАВИЛЬНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАНО СЛОВО? НЕКОТОРЫЕ СЛОВА (КОМПАНИЯ/КАМПАНИЯ, ЭФФЕКТ/АФФЕКТ) ПИШУТСЯ ПОЧТИ ОДИНАКОВО, НО ОЗНАЧАЮТ СОВЕРШЕННО РАЗНОЕ. ЕСЛИ ВЫ СОМНЕВАЕТЕСЬ В РАЗЛИЧИИ МЕЖДУ ТАКИМИ СЛОВАМИ, ПРОВЕРЯЙТЕ ИХ ЗНАЧЕНИЕ ПО СЛОВАРЮ.
• СОГЛАСУЮТСЯ ЛИ ПОДЛЕЖАЩЕЕ И СКАЗУЕМОЕ? В ДЛИННЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ И ПРОСТРАННОМ ТЕКСТЕ ЛЕГКО ДОПУСТИТЬ ПУТАНИЦУ ВО ВРЕМЕНАХ И ЛИЦАХ ГЛАГОЛОВ. ПРОВЕРЬТЕ СОГЛАСОВАНИЕ СКАЗУЕМОГО И ПОДЛЕЖАЩЕГО.
• НЕ СЛИШКОМ ЛИ СЛОЖНО ПРЕДЛОЖЕНИЕ? БОЛЕЕ ДЛИННЫЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ МОЖНО И НУЖНО РАЗБИВАТЬ НА СОСТАВЛЯЮЩИЕ. УМЕНЬШЕНИЕ ДЛИНЫ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПОВЫШАЕТ ЧИТАБЕЛЬНОСТЬ ВАШЕГО ТЕКСТА И СНИМАЕТ МНОГИЕ ЗАТРУДНЕНИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ.

Практически все компании сейчас используют фирменные бланки для рассылки деловой корреспонденции. Каковы требования к оформлению таких бланков?

Действительно большинство компаний пользуется для деловых писем собственными бланками. На готовых бланках пишутся также служебные записки, оформляются приказы, счета и отчеты. В зависимости от типа документа, размещенного на бланке, он может выглядеть по-разному и различаться набором реквизитов.