Портал
дистанционного
консультирования
малого
предпринимательства 
Дистанционный консалтинг

 

ДОКУМЕНТЫ

  • Учредительные
  • Организационные
  • Распорядительные
  • Информационные
  • По личному составу
  • При оформлении сделок
  • При решении споров
  • Расположение и размеры реквизитов документа
     

    КОНТАКТЫ

  • Письмо
  • Деловое письмо
  • Международное письмо
  • Рекомендации по составлению текстов служебных документов
     

    ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

  • Федеральное
  • Московское
     

    СЛОВАРИ

  • Словарь терминов
  • Словарь-справочник
  • Пособия / Делопроизводство / КОНТАКТЫ / Рекомендации по составлению текстов служебных документов

    Делопроизводство



    КОНТАКТЫ

    Рекомендации по составлению текстов служебных документов

    1. Язык и стиль служебных документов
    Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения (См.: Розенгаль Д.Э., Теленат-ва М. "Словарь-справочник лингвистических терминов" - М., 1985. - С. 345).

    Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как:

    • публицистический,
    • научный,
    • художественно-литературный,
    • разговорно-обиходный, официально-деловой.
    Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля.

    Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

    Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

    Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

    В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

    Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

    Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

    2. Особенности официально-делового стиля
    Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:
    • краткость и компактность изложения официального материала;
    • точность и определенность формулировок;
    • однозначность и единообразие терминов;
    • последовательность использования технических приемов правотворчества.
    Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

    Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").

    Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".

    Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

    Представить —

    1. предъявить, сообщить ("представить список сотрудников", "представить доказательства");
    2. познакомить с кем-либо - "представить коллективу нового работника");
    3. ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к очередному званию", "представить к ордену);
    4. составить, обнаружить ("представить (собой) значительную ценность");
    5. мысленно вообразить ("представить (себе) картину боя");
    6. изобразить, показать ("представить в смешном виде").
    Предоставить —
    1. отдать в чье-либо распоряжение, пользование ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные средства");
    2. дать право, возможность сделать, осуществить что-либо ("предоставить отпуск", "предоставить слово");
    3. разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("предоставить самому себе", "предоставить дело случаю").
    Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие факты", "данное явление полностью проявляется в условиях"...

    Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

    Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", "в связи с тяжелым положением, сложившимся... "- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.

    В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.

    Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение" "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

    3. Употребление прописных и строчных букв
    В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

    Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

    • Правительство Российской Федерации;
    • Правительство Республики Башкортостан
    • и т.п.
    В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.

    Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".

    Названия органов судебной власти принято писать так:

    • Конституционный Суд Российской Федерации;
    • Верховый Суд Российской Федерации;
    • Высший арбитражный суд Российской Федерации.
    Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.

    Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

    В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

    • Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;
    • Конституция (но конституции республик);
    • Декларация прав и свобод человека и гражданина;
    • Федеративный договор;
    • Основы законодательства Российской Федерации;
    • Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации" (но законы);
    • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
    • Указ Президента Российской Федерации (указы Президента Российской Федерации);
    • распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;
    • Распоряжение Правительства Российской Федерации.
    С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
    • Президент Российской Федерации;
    • Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
    • Советник Президента Российской Федерации;
    • Председатель Правительства Российской Федерации;
    • Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
    • Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
    • Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
    • Председатель Верховного Суда Российской Федерации;
    • Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации;
    • Министр финансов Российской Федерации;
    • Председатель Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу;
    • Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
    Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

    Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации; заместитель Министра имущественных отношений Российской Федерации; генеральный директор авиационно-космического агентства Российской Федерации; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы; председатель Военной коллегии верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

    Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

    • председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;
    • президент Союза арендаторов и предпринимателей России.
    С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях по четные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"" (наградить народного артиста Российской Федерации).

    Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

    • маршал артиллерии (но Главный маршал авиации);
    • генерал армии;
    • адмирал;
    • академик;
    • действительный член Российской академии наук;
    • доктор технических наук;
    • член-корреспондент Российской академии наук;
    • лауреат Государственной премии.
    Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др.

    Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

    • государственная граница Российской Федерации;
    • государственная награда Российской Федерации.
    Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
    • Государственный герб Российской Федерации;
    • Государственный гимн Российской Федерации;
    • Государственный флаг Российской Федерации;
    • Государственная программа...
    С прописной пишется и слово "республиканский" в словосочетании "Республиканский бюджет Российской Федерации".

    Полные и сокращённые названия органов власти
    Рекомендуется употреблять полные названия центральных органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.
    • Министерство Российской Федерации по атомной энергии (Минатом России)
    • Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России).
    • Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России).
    • Министерство Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства (МАП России).
    • Министерство Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций (МПТР России).
    • Министерство Российской Федерации по налогам и сборам (МНС России).
    • Министерство здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России).
    • Министерство имущественных отношений Российской Федерации (Минимущество России).
    • Министерство иностранных дел Российской Федерации (МИД России).
    • Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России).
    • Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России).
    • Министерство образования Российской Федерации (Минобразование России).
    • Министерство природных ресурсов Российской Федерации (МПР России).
    • Министерство промышленности, науки и технологий Российской Федерации (Минпромнауки России).
    • Министерство путей сообщения Российской Федерации (МПС России).
    • Министерство Российской Федерации по связи и информатизации (Минсвязи России).
    • Министерство сельского хозяйства Российской Федерации (Минсельхоз России).
    • Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России).
    • Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Минтруд России).
    • Министерство финансов Российской Федерации (Минфин России).
    • Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации (Минэкономразвития России).
    • Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России).
    • Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России).

    Государственные комитеты Российской Федерации
    • Государственный комитет Российской Федерации по физической культуре, спорту и туризму (Госкомспорт России)
    • Государственный комитет Российской Федерации по рыболовству (Госкомрыболовство России)
    • Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России)
    • Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат России)
    • Государственный комитет Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу (Госстрой России)
    • Государственный таможенный комитет Российской Федерации (ГТК России)
    • Государственный комитет Российской Федерации по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ

    Федеральные комиссии России
    • Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России)
    • Федеральная энергетическая комиссия Российской Федерации (ФЭК России)

    Федеральные службы
    • Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России)
    • Служба внешней разведки Российской Федерации (СВР России)
    • Федеральная архивная служба России (Росархив)
    • Федеральная служба геодезии и картографии России (Роскартография)
    • Федеральная служба железнодорожных войск Российской Федерации (ФСЖВ)
    • Федеральная служба земельного кадастра России (Росземкадастр)
    • Федеральная служба России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет)
    • Федеральная служба безопасности Российской Федерации (ФСБ России)
    • Федеральная служба России по финансовому оздоровлению и банкротству (ФСФО России)
    • Федеральная служба специального строительства Российской Федерации (Спецстрой России)

    Российские агентства
    • Российское авиационно-космическое агентство (Росавиакосмос)
    • Российское агентство по боеприпасам (Росбоеприпасы)
    • Российское агентство по обычным вооружениям (РАВ)
    • Российское агентство по системам управления (РАСУ)
    • Российское агентство по судостроению (Россудостроение)
    • Российское агентство по патентам и товарным знакам (Роспатент)
    • Российское агентство по государственным резервам (Росрезерв)

    Федеральные надзоры
    • Федеральный горный и промышленный надзор России (Госгортехнедзор России)
    • Федеральный надзор России по ядерной и радиационной безопасности (Госатомнадзор)

    Иные федеральные органы исполнительной власти
    • Главное управление специальных программ Президента Российской Федерации (ГУ СП)
    • Государственная техническая комиссия при Президенте Российской Федерации (Гостехкомиссия России)
    • Управление делами Президента Российской Федерации (сокращенного наименования не имеет)
    • Комитет Российской Федерации по военно-техническому сотрудничеству с иностранными государствами.

    Наиболее употребляемые сокращения слов

    Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

    метр - м миллиметр - мм
    килограмм - кг грамм - г
    центнер - ц тонна - т
    гектар - га атмосфера - атм
    ампер - А секунда - с

    Существуют и другие общепринятые сокращения:
    область - обл.
    город - г. (при названии)
    миллион - млн
    тысяча - тыс.
    копейка - к., коп.
    село -с. (при названии)
    поселок - пос.
    прочее - пр.
    пункт - п.
    то есть - т.е.
    район - р-н (при названии)
    год, годы - г., гг. (при цифрах)
    миллиард - млрд
    рубль - р., руб.
    другой (другие) - др.
    дом - д.
    и тому подобному - и т.п.
    смотри - см.
    железнодорожный - ж.д.
    и так далее - и т.д.

    Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты).

    При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются. Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения "бук.", "бух." известны только специалистам ("бук." - буксир, "бух." - бухта).

    Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

    Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "районы и "р.", и "р-н". Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

    В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов В.В." или "В.В. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

    Оформление дат и чисел в документах
    Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но.' в 1 квартале 1993 г.

    В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, День Победы.

    Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеете наращения: 1 Мая, 8 Марта.

    Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: "представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН".

    Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы.

    Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие 1П разряда, П очередь строительства, специалист 1 категории.

    Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

    Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.

    Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, 28,5 тыс. метров.

    При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы).

    Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25- процентный, 3-дневный, 1-, 2- и З-секционный.

    Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

    Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.


    ЗАО «МАРП»
    115035, Москва, Болотная ул., д. 12, стр. 3
    Тел: 7 (095) 234-53-73, Факс: 7 (095) 234-53-82
    E-mail: made@binec.ru
    Рейтинг@Mail.ru

    Рекламные ссылки:

    Купить землю. В нашей компании куплю участок по минскому шоссе , Вам понравится.